De laatste verbeteringen
Nieuwe functionaliteit rondom dossiervorming en monitoring.
Hieronder lees je precies wat er is veranderd.
In Cotembo is het mogelijk om specifieke vragen te stellen in het kader van een Zaak. Omdat een Client bijvoorbeeld koper en verkoper kan zijn, is vragen naar de Herkomst van Middelen niet in alle gevallen relevant. Zo voorkomen we dat er onnodige vragen aan de client worden gesteld. Dit betekent dat de term case(s) uit Cotembo is verdwenen en is aangepast naar Clientdossier of Zaakdossier.
Daarom is het vanaf nu mogelijk een Clientdossier aan te maken, vanuit het Clientdossier is het mogelijk een Zaakdossier toe te voegen. Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan een Zaakdossier wordt vooraf opgesteld, zoals we ook ooit samen het Clientonderzoek (questionnaire) hebben gecreëerd. Alle potentiële onderzoeken die beschikbaar zijn worden getoond en zijn te selecteren, er kunnen meerdere Zaakdossier worden aangemaakt en zo ook onderzoeken worden uitgestuurd. Deze kunnen samen in één keer worden gedeeld met de client.
Cotembo helpt de gebruiker bij het aanmaken van een Clientdossier om te bepalen of iets niet of wel onder de regels van de Wwft valt. Indien dat niet zo is, biedt Cotembo de mogelijkheid tot het aanmaken van een onderzoek in het kader van bijvoorbeeld de Voda en/of Sanctiewet zodra het dossier niet onder de Wwft valt.
Gedurende het lopende onderzoek kan het zijn dat door verandering van dienstverlening, dit dossier potentieel van kleur verschiet. Ga in deze situatie altijd naar Wizard bijwerken. De Wizard bevat de beslisboom die helpt in het bepalen van het type onderzoek, bijvoorbeeld niet- of wel Wwft.
De wizard is ook terug te vinden bij het kopiëren van een dossier. Zodra gekozen wordt voor Kopieer verschijnt de wizard die doorlopen is, geef aan wat de antwoorden zijn voor het nieuwe dossier dat je kopieert. Vervolgens wordt aangegeven welk label het nieuwe dossier krijgt en welke de originele heeft, niet- of wel Wwft.
Kies vervolgens uit 1 van de 3 onderstaande kopieermogelijkheden en de kopie wordt aangemaakt.
Tot slot is het via Kopieer ook mogelijk om een Clientdossier te kopiëren, met behoud van alle informatie in het onderzoek maar gekoppeld aan een andere Client.
Dit maakt het mogelijk, om bijvoorbeeld in een concernstructuur waarvan meerdere organisaties exact dezelfde antwoorden zullen opleveren, het onderzoek eenmalig te doorlopen om vervolgens een- of meermaals te kopiëren en ter verificatie aan te bieden bij de opdrachtgever.
De documenten die worden geüpload moeten worden gecontroleerd op volledigheid. In het kader van Privacy wil je deze documenten liever niet op de eigen harde schijf hebben staan, daarom is het mogelijk om in Cotembo alle afbeeldingen, video's en PDF-bestanden in een previewfunctie direct te bekijken.
Het is nu nog makkelijker om snel inzicht te krijgen in de gevonden risico's. Door filtering op bijvoorbeeld risico en pagina's wordt het Assessment nog overzichtelijker.
Niet alleen de Client kan onderzocht worden, het is vanaf nu ook mogelijk om een Zaakformulier mee te sturen waarin vragen worden gesteld over bijvoorbeeld de Herkomst van Middelen.
Een enorme toevoeging om meerdere Zaken onder een Client te kunnen koppelen, maar ook om het risicoverschil tussen Zaak en Client aan te tonen.
In Cotembo bieden wij advocatenkantoren de mogelijkheid om Legalsense te synchroniseren met Cotembo, start de Client Onboarding vanuit zowel Legalsense als Cotembo.
Mocht je een specifieke client of bepaald dossier toch van de standaard synchronisatie willen uitsluiten, dat kan vanaf nu met één muisklik!
Werken voor veel verschillende cliënten en samenwerken met verscheidene collega's kan ervoor zorgen dat je het overzicht verliest. In Cotembo is het mogelijk om taken aan te maken. Taken die door een collega voor jou worden klaargezet, maar ook taken die automatisch worden gegenereerd zodra een actie van jou wordt verwacht.
Denk bijvoorbeeld aan een veranderd landenrisico dat potentieel invloed heeft op de status van een of meerdere dossiers.
Taken beheren is zeer eenvoudig gemaakt met behulp van filtering en de mogelijkheid tot zoeken op namen of tags.
In een digitale omgeving waar veel informatie wordt verwerkt, kan het lastig worden om informatie terug te vinden. Filtering helpt hierbij, geen spannende oplossing maar wel ongekend handig wanneer een kantoor met veel cliënten en dossier te maken heeft.
Op veel plekken hebben we de filtering aangepast, ontdek ze allemaal!
DAC6 verplicht advocaten en notarissen om potentieel agressieve grensoverschrijdende fiscale constructies te signaleren en, tenzij zij een beroepsgeheim hebben, te melden bij de Belastingdienst. De meldplicht verschuift bij geheimhouding naar andere betrokken intermediairs of, als die ontbreken, naar de cliënt. De registratie omvat o.a. de betrokken partijen, het mechanisme en de verwachte fiscale effecten.
Binnen Cotembo kunnen we hier op 3 manieren antwoord op geven.
Na de introductie van nieuwe rollen, rechten en Chinese Walls hebben we de mogelijkheid toegevoegd om collega's uit te nodigen op een client of een case (dossier). Samenwerken is hierdoor makkelijker dan ooit, inclusief het elkaar toekennen van taken. Ook het ontvangen van notificaties gaat richting meerdere personen, een zaak hoeft dus nooit stil te vallen!
Omdat Cotembo op vele vlakken geautomatiseerd werkt, is het belangrijk om van cruciale beslissingen een notificatie te ontvangen. Niet alleen naar de betreffende eigenaar van een case, maar ook een centrale inbox van het kantoor indien collega's (tijdelijk) afwezig zijn.
Cotembo biedt die mogelijkheid, zo gaan notificaties nooit verloren.
Zodra een questionnaire met een client is gedeeld, zorgt Cotembo ervoor dat er (indien nodig) herinneringen worden verstuurd. Zo veel en zo vaak als gewenst met jullie eigen tone-of-voice vanuit de eigen server.
Of gewoon tussen teams, toegang enkel met toestemming
Ons platform wordt gebruikt door zowel advocaten als notarissen. We hebben Chinese Walls in Cotembo gebouwd zodat informatie van het notariskantoor niet zomaar terechtkomt bij de advocaten, en andersom. Zo blijft alles netjes gescheiden en voorkomen we belangenconflicten. Wel zo eerlijk en veilig voor de cliënt.
Beide beroepsgroepen kunnen aan elkaar toestemming vragen om informatie uit een reeds uitgevoerd onderzoek te hergebruiken. Uiteraard is ook instemming van die client nodig.
We hebben de rollen en rechten in het platform aangepast zodat iedereen alleen ziet wat relevant is voor zijn of haar werk. Dat voorkomt verwarring, beschermt gevoelige info en maakt samenwerken een stuk overzichtelijker.
Denk aan rollen als Compliance Officer, Notaris, Advocaat, Secretariaat of Medewerker. Iedereen met een eigen set aan rechten en makkelijk opnieuw in te regelen mocht dat wenselijk zijn.
Binnen Cotembo handelen we zaken af die wel maar ook niet onder de Wwft vallen. Om makkelijk het overzicht te behouden zijn alle zaken gelabeld, vanaf nu het ook mogelijk om in de totaaloverzichten hierop te kunnen filteren maar ook in het dashboard is het met één oogopslag duidelijk tot welke groep deze zaak behoord.
Verder zijn de exportmogelijkheden in CSV verder uitgebreid met extra kolommen en cellen.
Laat de client controleren of alles (nog) klopt
1. Vul (gedeeltelijk) de antwoorden voor de client in en stuur deze door ter controle en om eventueel verder aan te laten vullen!
2. (Her)gebruik eerder gegeven antwoorden in een volgend onderzoek, bijvoorbeeld wanneer een client voor een nieuwe dienstverlening aanklopt en een onderzoek weer verplicht is.
3. Deze functionaliteit is ook inzetbaar wanneer het een review betreft, neem ook hier oude antwoorden mee en laat ze controleren.
Op deze manier wordt de reeds bekende informatie bij de client voorgelegd, die vervolgens kan aangeven of het klopt dan wel gewijzigd is.
Eén keer samen ingevuld is eindeloos meenemen, wel zo klantvriendelijk.
De sociale advocatuur staat door een flink tekort al enige tijd onder druk. Dit heeft ernstige gevolgen voor mensen met een laag inkomen die afhankelijk zijn van rechtsbijstand.
Daarom zijn rechtswinkels zo belangrijk, meer dan 110 rechtswinkels in Nederland helpen naar schatting jaarlijks 35.000 kwetsbare burgers met gratis rechtshulp.
De vragen die we stellen in een vragenlijst zijn altijd verplicht, want anders zouden we ze natuurlijk niet stellen.
Als client een paar vragen gemist? Wij maken het de gebruiker nu nog makkelijker:
Kosteloos beschikbaar
Werk nu vanuit Cotembo richting Legalsense en/of van Legalsense naar Cotembo, zonder dubbele invoer waarbij cliënten en dossiers aan elkaar gekoppeld worden, de synchronisatie gebeurt realtime.
De koppeling is gebouwd op verzoek van een klant en beschikbaar voor onze hele community
Neem voor meer informatie contact met ons op.
Uitgevoerd via Prelex, o.b.v. 20 jaar ervaring
Met een full-scope onafhankelijke Wwft-audit, specifiek ontwikkeld voor advocatenkantoren, biedt Prelex een grondige analyse op naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
De Wwft-audit wordt doorgaans uitgevoerd in 5 dagen waarvan 3 dagen op kantoor, afhankelijk van de beschikbaarheid van benodigde documentatie en interviews.
Neem contact met ons op voor meer informatie over de Wwft Audit.
Orderbevestiging, Privacy Policy en Algemene Voorwaarden
Bij het aangaan van een nieuwe relatie is het mogelijk om geautomatiseerd de documenten Privacy Policy en Algemene Voorwaarden mee te sturen. Tevens kan per opdracht een Orderbevestiging worden geüpload. De Engelse template wordt automatisch geactiveerd indien de client wordt geholpen in een andere taal dan Nederlands.
Optioneel
Cotembo kan op verzoek alle e-mailcommunicatie richting cliënten uitvoeren via het domein van het kantoor.
Om e-mails van Cotembo vanuit het domein van de klant te ondersteunen, moeten we toegang tot dit domein verifiëren via een specifieke DNS-configuratie. Dit vereist het instellen van verschillende DNS-records door de IT-afdeling van het kantoor.
Platform én questionnaires
Het is nu mogelijk om binnen het platform (voor gebruikers) en questionnaires (voor cliënten) te wisselen van taal. Nederlands en Engels zijn de default talen, elke andere willekeurige taal is eenvoudig toe te voegen om zo iedereen in zijn of haar eigen taal te kunnen ondersteunen.
Optioneel
Als aanvulling op de automatische afronding bij laag risico cases introduceert Cotembo de mogelijkheid tot het afdwingen van een tekstuele onderbouwing bij het accepteren van een case, bijvoorbeeld door de advocaat die gerechtigd is om af te tekenen.
Aanpasbaar en flexibel
De flow voor compliant clientacceptatie is per kantoor instelbaar, bijvoorbeeld wie een case aanmaakt en aftekent maar ook of cases geautomatiseerd mogen worden afgerond of altijd via een extra lijn goedgekeurd dienen te worden.
Screening en monitoring | €0,25 voor de totale screening op alle sets
Door een geavanceerde integratie met Pascal is het mogelijk om alle (internationale) natuurlijke- en rechtspersonen te screenen en monitoren op PEP, Sancties en Adverse Media. Middels de inzet van Artificial intelligence (AI) worden berichten geïnterpreteerd en bepaald of de informatie relevant is voor het onderzoek. Dit zorgt voor een hoge betrouwbaarheid en minder false positives.
Geen verplichtingen - we reageren binnen één werkdag.
We gebruiken cookies om onze website te analyseren en te verbeteren. Lees meer in ons privacybeleid.