Welke maatregelen moeten advocaten nemen om hun compliance te waarborgen en hoe kunnen zij hun rol vervullen zonder in strijd te komen met de wet of hun beroepsethiek? Een vraag die veel kantoren bezig houdt.
Advocaten zijn wettelijk verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in het kader van hun beroepswerkzaamheden hebben verkregen.
Deze geheimhoudingsplicht is vastgelegd in de Advocatenwet. De Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) houdt hier vervolgens weer toezicht op.
Een uitzondering op deze geheimhoudingsplicht is de meldplicht van ongebruikelijke transacties, die is vastgelegd in de Wwft. Advocaten zijn verplicht om een melding te doen bij de Financial Intelligence Unit – Nederland (FIU-NL) als zij een transactie vermoeden die verband houdt met witwassen of terrorismefinanciering.
De meldplicht van ongebruikelijke transacties doorbreekt de geheimhoudingsplicht van advocaten. Dit betekent dat zij informatie die zij hebben verkregen van hun cliënt aan de FIU-NL moeten verstrekken, ook als deze informatie vertrouwelijk is.
De meldplicht geldt echter niet voor informatie die is verkregen tijdens een oriënterend gesprek. Cliënten kunnen te allen tijde vrij met een advocaat spreken om hun rechtspositie te bepalen, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken dat deze informatie aan derden wordt doorgegeven.
Wist je dat.. wij een strategische samenwerking hebben met Legalsense?
Neem contact met ons op en ontdek de voordelen en mogelijkheden!
1. Beleid
Een kantoor kan niet zonder een duidelijk risicobeleid en bijbehorende werkinstructie: iedere collega op dezelfde pagina.
2. Startpunt
Het acceptatieproces voor nieuwe cliënten zou binnen een kantoor altijd hetzelfde startpunt moeten hebben. Welke route gevolgd wordt is onder andere afhankelijk van het type dienstverlening en de fase van het contact.
3. Informatie
Het verzamelen van informatie door het stellen van de juiste vragen is essentieel, zorg hierbij voor een zorgvuldige vastlegging.
4. Risico's
Automatisering helpt het kaf van het koren te scheiden, in de werkinstructies dient verankerd te zijn hoe met gevonden risico’s omgegaan wordt.
5. Archief
Je weet als kantoor nu met wie je zaken doet, zodra de cliëntrelatie beëindigd wordt gaat de bewaartermijn van 5 jaar in. Deze informatie apart houden van bijvoorbeeld de overige cliëntdata in CRM kan prettig zijn.
Om een optimaal werkproces te kunnen inrichten zijn koppelingen met andere pakketten vaak wenselijk, denk aan een connectie met het relatiebeheersysteem (CRM) of een praktijkmanagementsysteem (PMS) waarin bijvoorbeeld o.a. declarabele uren worden bijgehouden.
Cotembo heeft voor de advocatuur een naadloze integratie met Legalsense, software voor advocaten en juridische professionals.
Uiteraard kunnen we dit ook realiseren met andere omgevingen, wij staan open voor nieuwe connecties en integraties.
Het toezicht op advocaten, inclusief geheimhoudingsplicht en Wwft, in Nederland is in handen van de NOvA. De NOvA is een publiekrechtelijke beroepsorganisatie die de belangen van advocaten behartigt en toezicht houdt op de naleving van de Advocatenwet en andere relevante wetgeving, zoals de Wwft en Voda.
Het lokale toezicht wordt uitgeoefend door de dekens, die zijn aangesteld per arrondissement (regio). In totaal zijn er 11 arrondissementen, alle advocaten die kantoor houden in een arrondissement, vormen met elkaar de orde van advocaten in dat arrondissement. De dekens zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de advocaten in hun arrondissement, de deken wordt tijdens een jaarlijkse vergadering gekozen. Zij hebben de bevoegdheid om advocaten te berispen, te schorsen of te ontslaan.
Cotembo B.V.
Symon Pelgromstraat 8
5212 GJ 's-Hertogenbosch
073 234 0221
KVK 83904387
©2024 Cotembo. All rights reserved. Privacy Policy
